Digitale Finanztransformation im Finanzwesen

Die digitale Transformation erreicht das Finanzwesen – mit KI-gestützten Zukunftsprognosen oder neuen Technologien, etwa um Entscheidungsszenarien zu simulieren.

Derzeit ist das Finanzwesen jedoch häufig noch von wiederkehrenden manuellen Aufgaben geprägt und selten auf proaktive Unterstützung unternehmerischer Entscheidungen ausgerichtet. Dadurch sind viele Expert*innen durch Routinetätigkeiten gebunden und stehen für wichtigere Aufgaben nicht zur Verfügung.

Eine Automatisierung kann im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie Raum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen. Um von einem reaktiven zu einem proaktiven Finanzmanagement zu gelangen, sind jedoch durchgängige Konzepte, integrierte Systeme und vor allem eine neue Datenkultur gefragt.

Insbesondere beim Thema digitale Finanztransformation kommt es darauf an, die Entwicklungsstufen auf dem Weg in die Zukunft strukturiert und in einer logisch aufbauenden Reihenfolge zu beschreiten. Denn wenn die Basis nicht sauber umgesetzt ist, funktionieren später zum Beispiel intelligente Analysen nicht.

Die 4 Dimensionen der digitalen Finanztransformation

Die erste Dimension – Financial Platform

Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung sind in erster Linie gesetzlicher und damit auch steuerrechtlicher Natur. Diese Basis wird durch die Finance Module und dessen Funktionsumfang heute zuverlässig im Standard abgebildet.

Dennoch gibt es eine Reihe digitaler Einstiegspunkte in Basis Finanzprozessen, wie z.B. automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Intelligente, prognosebasierte Cashflow-Steuerungsmodule, integrierte Forecast- und Budgetplanungen oder die Integrationen von Online-Kreditlimit-Prüfungen können die Basisprozesse erweitern. In den meisten Unternehmen werden diese Lösungen bislang jedoch nur vereinzelt umgesetzt.

Ein weiterer Ausbau dieser neuen Prozesse würde jedoch Kosten oder Außenstände deutlich reduzieren und Aufarbeitungszeit für Monats- und Jahresabschlüsse spürbar reduzieren.

Die zweite Dimension – Datenintegration über Datenplattformen

In den Bereichen Vertrieb, Produktion, E-Commerce oder Service entstehen heute Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung wesentlich sind und daher zusammengeführt werden müssen. Häufig begnügt sich das Finance & Controlling noch mit komprimierten Datenexporten auf Basis finanzbuchhalterischer Sachdimensionen und verzichten dabei auf tiefergreifende Details.

Sind jedoch die wesentlichen Daten nicht synchronisiert, macht sich dies beispielsweise in einer Differenz zwischen buchhalterischen und tatsächlichen Lagerbestand bemerkbar. Ungeachtet des Erklärungsbedarfs im Rahmen des Jahresabschlusses ergeben sich daraus oft weitere Probleme. Dazu gehören etwa ein hoher Aufwand für Abgleich und Korrektur, falsche Disposition und Warenbestellungen.

Ein unternehmensweit einheitliches Business Intelligence (BI)-System könnte solche Schwierigkeiten per Mausklick aus der Welt schaffen. Hierzu ist jedoch eine einheitliche Datenbasis für alle Unternehmensbereiche notwendig, als zentraler, validierter Datenpool, auf den alle Auswertungen der Fachbereiche in Zukunft laufen. Für viele Unternehmen ist es daher an der Zeit, Initiative zu ergreifen und die unterschiedlichsten Ansätze in diese Richtung zu lenken.

Die dritte Dimension – Data Analytics

Das Ziel der meisten Unternehmen besteht darin, Unsicherheiten in der Planung zu reduzieren und vorausschauende Prognosen zu treffen.

Planung bedeutet also Unsicherheiten zu minimieren und die Zukunft so realitätsnah wie möglich zu antizipieren. In diesem Kontext zielt der Begriff „vorausschauende Planung“ darauf ab, die Sicherheit und Exaktheit der Unternehmensplanung durch den Einsatz datengetriebener Analyseverfahren weiter zu erhöhen.

Dabei ist das Ziel die Integration aller Teilplanungen in eine automatisierte integrierte Unternehmensplanung, die ein konsistentes Szenario über alle Teilbereiche hinweg ermöglicht. Diese Form des Planungsmodells gilt heute als State-of-the-Art in der Unternehmensplanung.

Ein modernes Planungsmodell zeichnet sich dadurch aus, dass es neben internen auch externe Einflussfaktoren einbezieht. Hierzu zählen aktuelle Konjunkturdaten der Absatzmärkte, Marktforschungsdaten, Rohstoffpreisänderungen, Modellwechsel beim Wettbewerber oder politische Einflussfaktoren.

Bei Predictive Analytics werden historische Unternehmensdaten, teils unter Hinzunahme externer Informationsquellen und Einflussfaktoren, auf wiederkehrende Muster und Zusammenhänge untersucht. Damit lässt sich die Entwicklung wichtiger Unternehmenskennzahlen, wie etwa Produktabsatz oder Umsatz, wesentlich genauer prognostizieren. Hierbei erkennt künstliche Intelligenz nicht nur Muster in komplexen Datenbeständen, sondern ist darüber hinaus auch in der Lage, auf Basis der gesammelten Erkenntnisse neue Prognosen zu erstellen.

Die vierte Dimension – Prozessautomatisierung

Durch die erhöhte Anzahl der zu integrierenden Datentöpfe und komplexen Prozessen, steigt allerdings auch die Notwendigkeit zur Automatisierung dieser Prozesse.

Die Automatisierungen sorgen für einen sicheren Datenaustausch zwischen den Systemen und deren kontinuierlichen Abgleich. Da häufig geeignete Werkzeuge fehlen oder unzureichend sind, verwenden viele Controller*innen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit dafür, Informationen zu konsolidieren und manuell Daten zu vergleichen. Sofern es gelänge, diese Vorgänge zu automatisieren, entstünde mehr Raum für Aufgaben, die einen Mehrwert bringen, um Strategien zu entwickeln und laufend zu überwachen.

Ein vielversprechender Ansatz ist die Robotic Process Automation (RPA). Dabei übernimmt ein Software-Roboter typische wiederkehrende Arbeitsschritte eines Mitarbeiters. Zum Beispiel dort, wo eine direkte Systemanbindung nicht möglich ist. RPA eignet sich generell, um Daten aus Altsystemen auszulesen oder um Datenexporte zu automatisieren, wie etwa für X-Rechnungen und deren automatisierten Versand.

Waren bisher vor allem statische, stark regelgebundene Prozesse automatisierbar, lassen sich mit KI-Technologien wie Text-, Sprach- oder Bilderkennung nun auch variantenreiche und dynamische Prozesse automatisieren.

Nachteile der digitalen Belegverarbeitung

Obwohl die digitale Belegverarbeitung viele Vorteile und Einsparungen bietet, gibt es auch Nachteile, über die sich jedes Unternehmen, dass sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt, im Klaren sein sollte.

Je nach System und Unternehmensgröße ist die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung mit einem nicht unerheblichen Zusatzaufwand verbunden. Hierbei besteht die größte Herausforderung darin, eingefahrene Routinen und langjährig bestehende Prozesse aufzubrechen und neu zu definieren.

Grundsätzlich müssen Mitarbeiter frühzeitig in die Planungen eingebunden werden und die Gelegenheit erhalten in das neue System hineinwachsen. Dies gilt insbesondere für ältere Mitarbeiter, um mögliche Ängste oder sogar Ablehnung gegenüber dem neuen System vorzubeugen. Hierzu müssen alle neuen Abläufe intensiv geschult und insbesondere in der Anfangsphase sorgsam kontrolliert werden. Dabei ist Geduld und Stehvermögen sehr wichtig, da sich der Aufwand nach der Einführung und Einarbeitungszeit erst langfristig bemerkbar machen wird. Aufkommende Fragen lassen sich in dieser Zeit meist durch den Anbietersupport schnell beantworten.

Da gemäß (GoBD) alle Buchhaltungsdokumente für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren sind und im Bedarfsfall schnell zugreifbar sein müssen, ist häufig auch die Anschaffung neuer Hard- und Softwarelösungen notwendig.

Hinzu kommen gesetzliche Sicherheitsanforderungen für die Datenverarbeitung hinsichtlich Schutz der Daten insbesondere vor Verlust, Manipulation, Hackerangriffen und unbefugtem Zugriff mit der Notwendigkeit von entsprechenden weiteren Investitionen in leistungsfähige und erprobte Firewall- sowie Backup- und Recovery-Lösungen.

Trotz der beschriebenen Nachteile hat die Umstellung auf eine digitale Belegverarbeitung auf lange Sicht die besseren Perspektiven, als das gute alten Papier und der Ordner im Schrank.

Das papierlose Büro ist nur eine Frage der Zeit – erfordert aber ein Umdenken

Die Vorteile einer papierlosen elektronischen Belegverarbeitung sind überzeugend:

    • Reduzierung der Kosten für das Unternehmen durch Einsparung von Arbeitszeit, Büromaterial und Porto
    • Reduzierung der Steuerberaterkosten durch weniger Sortier-, Schreib- und Abstimmaufwand
    • Konkurrenzvorteil gegenüber Mitbewerbern

Dennoch will niemand bei der Umstellung auf papierlose Lösungen der Erste sein – weder Unternehmen noch Steuerberater. Oft herrscht immer noch die Meinung vor, dass die Buchhaltung seit vielen Jahren so gemacht wird und das auch so bleiben wird.

Dabei sind heute bereits alle gesetzlichen und technischen Hürden genommen worden und interessante Lösungen verfügbar. Zudem fordert die neue Buchhaltungsrichtlinie GoBD sogar explizit die papierlose Archivierung, was derzeit aber häufig noch ignoriert wird.

Dennoch sehen derzeit noch viele Unternehmen davon ab, diesen Weg zu gehen, denn das papierlose Büro, bei dem sämtliche Arbeitsprozesse der Buchhaltung auf rein digitalem Weg organisiert und gespeichert werden, erfordert auch eine Umstellung und Modernisierung bestehender Prozesse. Hier ist ein Umdenken dringend erforderlich.

Die Vorteile der digitalen Belegverarbeitung

In den meisten Unternehmen werden heute immer noch Ausgangsrechnungen ausgedruckt und per Post zum Empfänger geschickt, der die Rechnung dann häufig wieder einscannt, um sie zu archivieren. Und dies obwohl der Weg, die Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse in eine rein digitale Welt zu bringen, vom Gesetzgeber bereits geebnet und ja sogar gefordert wurde. So sind im Umsatzsteuergesetz und in den GoBD die Pflichten von Unternehmen genau festgelegt, welche auf papierlose Rechnungslegung umstellen wollen.

Die wichtigsten Gründe für Unternehmen auf digitalisierte Verwaltungsprozesse umzustellen lauten:

    • Kostenersparnis bei Büromaterial, Lagerräume und Transportkosten
    • Zeitersparnis bei der Erfassung und Buchung der Belege durch OCR-Texterkennung
    • Kosten- und Zeitersparnis durch Verminderung von Recherche- und Suchaufwänden als Folge der digitalen Verfügbarkeit
    • Freiwerdende Personalkapazitäten können an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden
    • Verfügbarkeit von Belegen und Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort
    • Optimierte Workflows machen sich sowohl intern als auch extern bei Dienstleistern bemerkbar z.B. beim digitalen Austausch der Unterlagen mit dem Steuerberater oder dem Buchhaltungsbüro
    • Zudem lässt sich auch die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten in papierloser Form zeitgemäßer gestalten

Vorüberlegungen zur Umstellung auf die digitale Belegverarbeitung

Im Rahmen der Vorüberlegungen zur Umstellung auf die digitale Belegverarbeitung sollte zunächst immer geprüft werden, wo die papierlosen Belege zukünftig verarbeitet, archiviert und gesichert werden sollen – lokal oder in der Cloud.

Soll dies lokal geschehen, ist häufig auch die Anschaffung neuer Hard- und Softwarelösungen notwendig, da alle Buchhaltungsdokumente gemäß (GoBD) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren sind und im Bedarfsfall schnell zugreifbar sein müssen.

Hinzu kommen gesetzliche Sicherheitsanforderungen für die Datenverarbeitung hinsichtlich Schutz der Daten insbesondere vor Verlust, Manipulation, Hackerangriffen und unbefugtem Zugriff mit der Notwendigkeit von entsprechenden weiteren Investitionen in leistungsfähige und erprobte Firewall- sowie Backup- und Recovery-Lösungen.

Sofern die notwendige IT-Infrastruktur noch nicht vorhanden ist, kann dies ein Unternehmen insbesondere, wenn kein eigenes IT-Personal beschäftigt wird, schnell überfordern oder unangemessene Kosten verursachen.

In diesem Fall ist eine Online Buchhaltungslösung in der Cloud als die bessere Alternative anzusehen. Eine solche Online Buchhaltung, die über einen normalen Webbrowser bedient wird, ist schnell eingerichtet. Für den Aufbau und den Betrieb der notwendigen IT-Infrastruktur sorgt der jeweilige Anbieter. Hierzu gehört auch die regelmäßige Sicherung der Daten. Zur Erhöhung der eigenen Sicherheit ist es jedoch immer ratsam seine gesamten Buchhaltungsdaten regelmäßig komplett herunterzuladen und nochmals lokal zu sichern. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Server in Deutschland stehen und nur eine verschlüsselte Datenübertragung zulassen.

Vor diesem Hintergrund sollte genau überlegt werden für welche Form der digitale Belegverarbeitung – lokal oder in der Cloud – man sich entscheidet.

Vorschriften zur digitalen Belegverarbeitung

Eine digitale Belegverarbeitung muss zwingend den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen.

Hierzu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14.11.2014 ein Schreiben verfasst, das für Veranlagungszeiträume gilt, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Einige wichtige Vorschriften hieraus lauten:

    • Unbare Geschäftsvorfälle wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah, d.h. hier innerhalb von zehn Tagen, zu erfassen. (vgl. hierzu Tz. 47)
    • Elektronische Belege müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geordnet sein und gemäß der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. (vgl. hierzu Tz. 54)
    • Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern (vgl. hierzu Tz. 67)
    • Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. (vgl. hierzu Tz. 119)
    • Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. (vgl. hierzu Tz. 141)
    • Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. (vgl. hierzu Tz. 154) Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:
      • Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem
      • Konzept der Datensicherung
      • Abkürzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung
      • Dokumentation von System- und Verfahrensänderungen
      • eingesetzte Software
    • Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Somit können alle auf dem Markt verfügbaren Systeme genutzt werden. (vgl. hierzu Tz. 180)

Die Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des oben genannten BMF-Schreibens vom 14.11.2014 zu den GoBD.

Neufassung der GoBD vom 28. November 2019

Das Bunderministerium für Finanzen (BMF) hat die seit 2014 geltenden GoBD aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten ab dem 1.1.2020, können freiwillig aber auch schon früher angewendet werden.

Bereits im Juli 2019 hatte das BMF eine aktualisierte Fassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht, dieses Schreiben aber „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“ wieder zurückgezogen. Mit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wurden die geänderten GoBD nun offiziell neu gefasst.Für die Steuerpflichtigen ergeben sich durch die GoBD-Überarbeitung fast ausschließlich Verbesserungen und Klarstellungen im Vergleich zum BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014.

 

Die Neufassung der GoBD zum 1.1.2020 berücksichtigt, dass sich seit der Erstveröffentlichung die digitalen Möglichkeiten weiter verändert haben, u.a:

    • Abfotografieren von Belegen mit Smartphones ist nun ausdrücklich erlaubt (dies gilt auch für Belege, die im Ausland entstanden sind bzw. wenn die Buchführung ins Ausland verlagert wurde).
    • Bei der Definition von DV-System findet nun auch die Cloud-Technologie Berücksichtigung.

Bei der Umwandlung von Belegen in ein Inhouse-Format führen die neuen GoBD eine Erleichterung ein. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung (wie bisher erforderlich) verzichtet werden:

    • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
    • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
    • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
    • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Die wesentlichen Änderungen umfassen im Einzelnen:

    • Bildliche Erfassung durch mobile Geräte zulässig
      Durch den neuen, einheitlichen Begriff „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen. Derartige Fotografien dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin notwendig.
    • Werden Originaldateien in Inhouse-Formate konvertiert, müssen die ursprünglichen Dateien nicht mehr aufbewahrt werden
      Wurden früher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, mussten beide Versionen aufbewahrt werden; die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Nach den neuen GoBD, Rz. 135, ist dies nun nicht mehr erforderlich, sofern die konvertierte Datei maschinell ausgewertet werden kann. Auch hier muss eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.
    • Aufbewahrung der strukturierten Daten anstelle der bildhaften Dokumente bei so genannten „Mehrstücken“ ausreichend
      Werden beispielsweise über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoauszüge oder E-Mails mit Umsatzübersichten, müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Wird die XML-Datei weiterverarbeitet, hat sie Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall reicht es, die XML-Datei aufzubewahren. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, müssen für Zwecke der maschinellen Auswertbarkeit beide Formate (PDF + XML) vorgehalten werden.
    • Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und zeitgerechtes Buchen
      Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Geschäftsvorfallen werden die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zum zeitnahen Buchen in der Neufassung der GoBD nochmals explizit erwähnt. Es wird aber auch klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (z. B. Restaurants, Hotels) eine Erleichterung darstellt.
    • Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen abgemildert
      Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird.
    • Klarstellung zu Stornobuchungen
      Ursprüngliche Buchung und Stornobuchung im Buchführungssystem müssen verpflichtend aufeinander referenziert werden.

Weitere Informationen finden sich im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 und weitere Erläuterungen im BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001