Im Rahmen der Vorüberlegungen zur Umstellung auf die digitale Belegverarbeitung sollte zunächst immer geprüft werden, wo die papierlosen Belege zukünftig verarbeitet, archiviert und gesichert werden sollen – lokal oder in der Cloud.
Soll dies lokal geschehen, ist häufig auch die Anschaffung neuer Hard- und Softwarelösungen notwendig, da alle Buchhaltungsdokumente gemäß (GoBD) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren sind und im Bedarfsfall schnell zugreifbar sein müssen.
Hinzu kommen gesetzliche Sicherheitsanforderungen für die Datenverarbeitung hinsichtlich Schutz der Daten insbesondere vor Verlust, Manipulation, Hackerangriffen und unbefugtem Zugriff mit der Notwendigkeit von entsprechenden weiteren Investitionen in leistungsfähige und erprobte Firewall- sowie Backup- und Recovery-Lösungen.
Sofern die notwendige IT-Infrastruktur noch nicht vorhanden ist, kann dies ein Unternehmen insbesondere, wenn kein eigenes IT-Personal beschäftigt wird, schnell überfordern oder unangemessene Kosten verursachen.
In diesem Fall ist eine Online Buchhaltungslösung in der Cloud als die bessere Alternative anzusehen. Eine solche Online Buchhaltung, die über einen normalen Webbrowser bedient wird, ist schnell eingerichtet. Für den Aufbau und den Betrieb der notwendigen IT-Infrastruktur sorgt der jeweilige Anbieter. Hierzu gehört auch die regelmäßige Sicherung der Daten. Zur Erhöhung der eigenen Sicherheit ist es jedoch immer ratsam seine gesamten Buchhaltungsdaten regelmäßig komplett herunterzuladen und nochmals lokal zu sichern. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Server in Deutschland stehen und nur eine verschlüsselte Datenübertragung zulassen.
Vor diesem Hintergrund sollte genau überlegt werden für welche Form der digitale Belegverarbeitung – lokal oder in der Cloud – man sich entscheidet.