Vorschriften zur digitalen Belegverarbeitung

Eine digitale Belegverarbeitung muss zwingend den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen.

Hierzu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14.11.2014 ein Schreiben verfasst, das für Veranlagungszeiträume gilt, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Einige wichtige Vorschriften hieraus lauten:

• • Unbare Geschäftsvorfälle wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah, d.h. hier innerhalb von zehn Tagen, zu erfassen. (vgl. hierzu Tz. 47)
  • Elektronische Belege müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geordnet sein und gemäß der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. (vgl. hierzu Tz. 54)
  • Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern (vgl. hierzu Tz. 67)
  • Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. (vgl. hierzu Tz. 119)
  • Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. (vgl. hierzu Tz. 141)
  • Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. (vgl. hierzu Tz. 154) Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:
    • Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem
    • Konzept der Datensicherung
    • Abkürzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung
    • Dokumentation von System- und Verfahrensänderungen
    • eingesetzte Software
  • Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Somit können alle auf dem Markt verfügbaren Systeme genutzt werden. (vgl. hierzu Tz. 180)

Die Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des oben genannten BMF-Schreibens vom 14.11.2014 zu den GoBD.

Neufassung der GoBD vom 28. November 2019

Das Bunderministerium für Finanzen (BMF) hat die seit 2014 geltenden GoBD aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten ab dem 1.1.2020, können freiwillig aber auch schon früher angewendet werden.

Bereits im Juli 2019 hatte das BMF eine aktualisierte Fassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht, dieses Schreiben aber „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“ wieder zurückgezogen. Mit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wurden die geänderten GoBD nun offiziell neu gefasst.Für die Steuerpflichtigen ergeben sich durch die GoBD-Überarbeitung fast ausschließlich Verbesserungen und Klarstellungen im Vergleich zum BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014.

 

Die Neufassung der GoBD zum 1.1.2020 berücksichtigt, dass sich seit der Erstveröffentlichung die digitalen Möglichkeiten weiter verändert haben, u.a:

• • Abfotografieren von Belegen mit Smartphones ist nun ausdrücklich erlaubt (dies gilt auch für Belege, die im Ausland entstanden sind bzw. wenn die Buchführung ins Ausland verlagert wurde).
  • Bei der Definition von DV-System findet nun auch die Cloud-Technologie Berücksichtigung.

Bei der Umwandlung von Belegen in ein Inhouse-Format führen die neuen GoBD eine Erleichterung ein. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung (wie bisher erforderlich) verzichtet werden:

• • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Die wesentlichen Änderungen umfassen im Einzelnen:

• • Bildliche Erfassung durch mobile Geräte zulässig
    Durch den neuen, einheitlichen Begriff „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen. Derartige Fotografien dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin notwendig.
  • Werden Originaldateien in Inhouse-Formate konvertiert, müssen die ursprünglichen Dateien nicht mehr aufbewahrt werden
    Wurden früher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, mussten beide Versionen aufbewahrt werden; die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Nach den neuen GoBD, Rz. 135, ist dies nun nicht mehr erforderlich, sofern die konvertierte Datei maschinell ausgewertet werden kann. Auch hier muss eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.
  • Aufbewahrung der strukturierten Daten anstelle der bildhaften Dokumente bei so genannten „Mehrstücken“ ausreichend
    Werden beispielsweise über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoauszüge oder E-Mails mit Umsatzübersichten, müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Wird die XML-Datei weiterverarbeitet, hat sie Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall reicht es, die XML-Datei aufzubewahren. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, müssen für Zwecke der maschinellen Auswertbarkeit beide Formate (PDF + XML) vorgehalten werden.
  • Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und zeitgerechtes Buchen
    Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Geschäftsvorfallen werden die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zum zeitnahen Buchen in der Neufassung der GoBD nochmals explizit erwähnt. Es wird aber auch klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (z. B. Restaurants, Hotels) eine Erleichterung darstellt.
  • Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen abgemildert
    Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird.
  • Klarstellung zu Stornobuchungen
    Ursprüngliche Buchung und Stornobuchung im Buchführungssystem müssen verpflichtend aufeinander referenziert werden.

Weitere Informationen finden sich im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 und weitere Erläuterungen im BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001