Obwohl die digitale Belegverarbeitung viele Vorteile und Einsparungen bietet, gibt es auch Nachteile, über die sich jedes Unternehmen, dass sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt, im Klaren sein sollte.
Je nach System und Unternehmensgröße ist die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung mit einem nicht unerheblichen Zusatzaufwand verbunden. Hierbei besteht die größte Herausforderung darin, eingefahrene Routinen und langjährig bestehende Prozesse aufzubrechen und neu zu definieren.
Grundsätzlich müssen Mitarbeiter frühzeitig in die Planungen eingebunden werden und die Gelegenheit erhalten in das neue System hineinwachsen. Dies gilt insbesondere für ältere Mitarbeiter, um mögliche Ängste oder sogar Ablehnung gegenüber dem neuen System vorzubeugen. Hierzu müssen alle neuen Abläufe intensiv geschult und insbesondere in der Anfangsphase sorgsam kontrolliert werden. Dabei ist Geduld und Stehvermögen sehr wichtig, da sich der Aufwand nach der Einführung und Einarbeitungszeit erst langfristig bemerkbar machen wird. Aufkommende Fragen lassen sich in dieser Zeit meist durch den Anbietersupport schnell beantworten.
Da gemäß (GoBD) alle Buchhaltungsdokumente für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren sind und im Bedarfsfall schnell zugreifbar sein müssen, ist häufig auch die Anschaffung neuer Hard- und Softwarelösungen notwendig.
Hinzu kommen gesetzliche Sicherheitsanforderungen für die Datenverarbeitung hinsichtlich Schutz der Daten insbesondere vor Verlust, Manipulation, Hackerangriffen und unbefugtem Zugriff mit der Notwendigkeit von entsprechenden weiteren Investitionen in leistungsfähige und erprobte Firewall- sowie Backup- und Recovery-Lösungen.
Trotz der beschriebenen Nachteile hat die Umstellung auf eine digitale Belegverarbeitung auf lange Sicht die besseren Perspektiven, als das gute alten Papier und der Ordner im Schrank.