{"id":282,"date":"2023-10-16T12:28:38","date_gmt":"2023-10-16T10:28:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/?p=282"},"modified":"2025-09-29T13:48:13","modified_gmt":"2025-09-29T11:48:13","slug":"vorschriften-zur-digitalen-belegverarbeitung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/2023\/10\/16\/vorschriften-zur-digitalen-belegverarbeitung\/","title":{"rendered":"Vorschriften zur digitalen Belegverarbeitung"},"content":{"rendered":"<p>Eine digitale Belegverarbeitung muss zwingend den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u00a0<strong>(GoBD)<\/strong>\u00a0entsprechen.<\/p>\n<p>Hierzu hat das\u00a0<a href=\"http:\/\/www.compario.de\/bmf-schreiben\/gobd.pdf\">Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14.11.2014 ein Schreiben<\/a>\u00a0verfasst, das f\u00fcr Veranlagungszeitr\u00e4ume gilt, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Einige\u00a0wichtige Vorschriften hieraus lauten:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li>Unbare Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah, d.h. hier innerhalb von\u00a0zehn Tagen, zu erfassen.\u00a0(vgl. hierzu Tz. 47)<\/li>\n<li>Elektronische Belege m\u00fcssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geordnet\u00a0sein und gem\u00e4\u00df\u00a0der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. (vgl. hierzu Tz. 54)<\/li>\n<li>Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. m\u00f6glichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern (vgl. hierzu Tz. 67)<\/li>\n<li>Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datens\u00e4tze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und d\u00fcrfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gel\u00f6scht werden. (vgl. hierzu Tz. 119)<\/li>\n<li>Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die M\u00f6glichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit nicht beeintr\u00e4chtigen. (vgl. hierzu Tz. 141)<\/li>\n<li>F\u00fcr den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gew\u00e4hrleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. (vgl. hierzu Tz. 154) Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:\n<ul>\n<li>Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem<\/li>\n<li>Konzept der Datensicherung<\/li>\n<li>Abk\u00fcrzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung<\/li>\n<li>Dokumentation von System- und Verfahrens\u00e4nderungen<\/li>\n<li>eingesetzte Software<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Positivtestate zur Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Buchf\u00fchrung und damit zur Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Au\u00dfenpr\u00fcfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Somit k\u00f6nnen alle auf dem Markt verf\u00fcgbaren Systeme genutzt werden. (vgl. hierzu Tz. 180)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des oben genannten\u00a0<a href=\"http:\/\/www.compario.de\/bmf-schreiben\/gobd.pdf\">BMF-Schreibens vom 14.11.2014<\/a>\u00a0zu den GoBD.<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 1.5rem;\">Neufassung der GoBD vom 28. November 2019<\/span><\/p>\n<article>\n<div id=\"vorspann\">\n<p>Das Bunderministerium f\u00fcr Finanzen (BMF) hat die seit 2014 geltenden GoBD aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten ab dem 1.1.2020, k\u00f6nnen freiwillig aber auch schon fr\u00fcher angewendet werden.<\/p>\n<\/div>\n<\/article>\n<article>Bereits im Juli 2019 hatte das BMF eine aktualisierte Fassung der GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ver\u00f6ffentlicht, dieses Schreiben aber \u201eaufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs\u201c wieder zur\u00fcckgezogen. Mit dem\u00a0<a class=\"extern \" title=\"BMF-Schreiben vom 28.11.2019\" href=\"https:\/\/www.finanzamt.bayern.de\/Informationen\/Steuerinfos\/Weitere_Themen\/Aussenpruefung\/2019-11-28-GoBD-1.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BMF-Schreiben vom 28.11.2019<\/a>\u00a0wurden die ge\u00e4nderten GoBD nun offiziell neu gefasst.F\u00fcr die Steuerpflichtigen ergeben sich durch die GoBD-\u00dcberarbeitung fast ausschlie\u00dflich Verbesserungen und Klarstellungen im Vergleich zum BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014.<\/article>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Die Neufassung der GoBD zum 1.1.2020 ber\u00fccksichtigt, dass sich seit der Erstver\u00f6ffentlichung die digitalen M\u00f6glichkeiten weiter ver\u00e4ndert haben, u.a:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li>Abfotografieren von Belegen mit\u00a0<strong>Smartphones\u00a0<\/strong>ist nun ausdr\u00fccklich erlaubt (dies gilt auch f\u00fcr Belege, die im Ausland entstanden sind bzw. wenn die Buchf\u00fchrung ins Ausland verlagert wurde).<\/li>\n<li>Bei der Definition von DV-System findet nun auch die\u00a0<strong>Cloud-Technologie<\/strong>\u00a0Ber\u00fccksichtigung.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei der\u00a0<strong>Umwandlung von Belegen in ein Inhouse-Format\u00a0<\/strong>f\u00fchren die neuen GoBD eine\u00a0<strong>Erleichterung\u00a0<\/strong>ein. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung (wie bisher erforderlich) verzichtet werden:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li>Es wird keine bildliche oder inhaltliche Ver\u00e4nderung vorgenommen.<\/li>\n<li>Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.<\/li>\n<li>Die ordnungsgem\u00e4\u00dfe und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).<\/li>\n<li>Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbeh\u00f6rde werden nicht eingeschr\u00e4nkt; dabei ist es zul\u00e4ssig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Pr\u00fcfbarkeit sichergestellt ist.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Die wesentlichen \u00c4nderungen umfassen im Einzelnen:<\/b><\/h3>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"square text-list\">\n<li><b>Bildliche Erfassung durch mobile Ger\u00e4te zul\u00e4ssig<\/b><br \/>\nDurch den neuen, einheitlichen Begriff \u201ebildliches Erfassen\u201c (statt bisher \u201eScannen\u201c) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen f\u00fcr ein mobiles ersetzendes Scannen. Derartige Fotografien d\u00fcrfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie \u00a7 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin notwendig.<\/li>\n<li><b>Werden Originaldateien in Inhouse-Formate konvertiert, m\u00fcssen die urspr\u00fcnglichen Dateien nicht mehr aufbewahrt werden<br \/>\n<\/b>Wurden fr\u00fcher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, mussten beide Versionen aufbewahrt werden; die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Nach den neuen GoBD, Rz. 135, ist dies nun nicht mehr erforderlich, sofern die konvertierte Datei maschinell ausgewertet werden kann. Auch hier muss eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.<\/li>\n<li><b>Aufbewahrung der strukturierten Daten anstelle der bildhaften Dokumente bei so genannten &#8222;Mehrst\u00fccken&#8220; ausreichend<br \/>\n<\/b>Werden beispielsweise \u00fcber eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelums\u00e4tze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoausz\u00fcge oder E-Mails mit Umsatz\u00fcbersichten, m\u00fcssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie\u00a0<b>ZUGFeRD<\/b>\u00a0kommt es auf die tats\u00e4chliche Verarbeitung an. Wird die XML-Datei weiterverarbeitet, hat sie Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall reicht es, die XML-Datei aufzubewahren. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, m\u00fcssen f\u00fcr Zwecke der maschinellen Auswertbarkeit beide Formate (PDF + XML) vorgehalten werden.<\/li>\n<li><b>Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und zeitgerechtes Buchen<\/b><br \/>\nIm Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Gesch\u00e4ftsvorfallen werden die Grunds\u00e4tze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zum zeitnahen Buchen in der Neufassung der GoBD nochmals explizit erw\u00e4hnt. Es wird aber auch klargestellt, dass bare und unbare Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden k\u00f6nnen, was insbesondere f\u00fcr Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (z. B. Restaurants, Hotels) eine Erleichterung darstellt.<\/li>\n<li><b>Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen abgemildert<br \/>\n<\/b>Sofern noch nicht mit der Au\u00dfenpr\u00fcfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des f\u00fcnften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datentr\u00e4gerbereitstellung) zur Verf\u00fcgung gestellt wird.<\/li>\n<li><b>Klarstellung zu Stornobuchungen<\/b><br \/>\nUrspr\u00fcngliche Buchung und Stornobuchung im Buchf\u00fchrungssystem m\u00fcssen verpflichtend aufeinander referenziert werden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen finden sich im <a class=\"extern \" title=\"BMF-Schreiben vom 28.11.2019\" href=\"https:\/\/www.finanzamt.bayern.de\/Informationen\/Steuerinfos\/Weitere_Themen\/Aussenpruefung\/2019-11-28-GoBD-1.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BMF-Schreiben vom 28.11.2019<\/a> und weitere Erl\u00e4uterungen im <a title=\"Verwaltungsanweisung aus Haufe Steuer Office Excellence\" href=\"https:\/\/www.haufe.de\/steuern\/haufe-steuer-office-excellence\/grundsaetze-zur-ordnungsmaessigen-fuehrung-und-aufbewahrung-von-buechern-aufzeichnungen-und-unterlagen-in-elektronischer-form-sowie-zum-datenzugriff-gobd_idesk_PI25844_HI13573524.html\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">BMF, Schreiben v. 28.11.2019,\u00a0IV A 4 &#8211; S 0316\/19\/10003 :001<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine digitale Belegverarbeitung muss zwingend den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u00a0(GoBD)\u00a0entsprechen. Hierzu hat das\u00a0Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14.11.2014 ein Schreiben\u00a0verfasst, das f\u00fcr Veranlagungszeitr\u00e4ume gilt, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Einige\u00a0wichtige Vorschriften hieraus lauten: Unbare Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind &hellip; <\/p>\n<p class=\"link-more\"><a href=\"https:\/\/www.edilog.de\/network\/2023\/10\/16\/vorschriften-zur-digitalen-belegverarbeitung\/\" class=\"more-link\"><span class=\"screen-reader-text\">\u201eVorschriften zur digitalen Belegverarbeitung\u201c<\/span> weiterlesen<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[27],"tags":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/282"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=282"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/282\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=282"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=282"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.edilog.de\/network\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=282"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}